一、国家及学校有关档案管理规章

2008年9月教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》，以及学校制定的《红宝石官方网站hbs123档案工作规范》规定：

（一）高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

（二）高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

（三）高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

（四）归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

（五） 高校档案材料归档时间为：

1.学校各部门应当在次学年6月底前归档；

2.各院系等应当在次学年寒假前归档；

3.科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

二、研究生学位档案材料的内容及排序

（一）研究生登记表（学生上交）

（二）个人培养课程（或培养计划）（学生上交）

（三）课程学习成绩表（学生上交）

（四）开题报告（学生上交）

（五）论文期中检查表（学生上交）

（六）论文信息统计表（含论文复印件、录稿通知书、奖证等）（学生上交）

（七）答辩申请书（学生上交）

（八）学位申请书（学生上交）

（九）学位论文（学生上交）

（十）评阅书（博士5份，硕士2份，同等学力申请学位人员3份）；（院内提供）

（十一）答辩情况记录表（院内提供）

（十二）答辩委员会决议书（院内提供）

（十三）评分表、加盖院章的表决票（评分表在前、表决票在后）（院内提供）

（十四）学位评定分委员会授位推荐书（院内提供）

（十五）毕业生登记表（学生上交）

（十六）保密协议书（仅限保密论文）

三、研究生学位档案材料移交档案馆程序：

（一）填制“归档移交目录单”（目录单在档案馆网站“资料下载”中）；